Videokonferenzen (ohne Aufzeichnung)
Die vertragsgegenständlichen Kurse finden u.a. auch als Videokonferenzen statt. Hierfür verarbeitet die Verantwortliche zunächst die für die Einladung erforderlichen Daten (Name, Datum/Zeitpunkt, E-Mail-Adresse) und mit Beginn der Videokonferenz die bei der Durchführung anfallenden Daten (IP-Adresse der Betroffenen, Geräte- und Verbindungsinformationen – wie Betriebssystem des verwendeten Endgeräts, ggf. Mac-Adresse, Standortdaten, Netzwerkprovider, Verbindungsdauer, Fehlermeldungen, Logfiles, Beginn und der Videokonferenz, ggf. Chatnachrichten, ggf. die Telefonnummer), die übertragenen Ton- bzw. Stimmdaten und, soweit die Betroffenen freiwillig ihre Kamera aktiveren, auch die übertragenen Bilddaten. Dies betrifft in der Regel nur Kursteilnehmende und nur in Ausnahmefällen (z.B. wenn Kursteilnehmende keine eigene E-Mail-Adresse haben) Sorgeberechtigte. Zweck ist die vertragsbezogene Kursdurchführung sowie die Kommunikation mit den Betroffenen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz lit. b DSGVO. Soweit Bilddaten übertragen werden, steht dem das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da es die freie Entscheidung der Betroffenen ist, die Kamera zu aktivieren oder zu deaktivieren, vgl. Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO.
Videokonferenzen (mit Aufzeichnung)
(1) Die vertragsgegenständlichen Kurse werden u.U. auch aufgezeichnet, wobei dies bereits bei der Einladung und zu Beginn des Kurses mitgeteilt werden.
(2) Unabhängig von der Aufzeichnung werden die Daten der Betroffenen hierbei wie folgt verarbeitet: Die Verantwortliche verarbeitet zunächst die für die Einladung erforderlichen Daten (Name, Datum/Zeitpunkt, E-Mail-Adresse, ggf. Betreff des Gesprächs) und mit Beginn der Videokonferenz die bei der Durchführung anfallenden Daten (IP-Adresse der Betroffenen, Geräte- und Verbindungsinformationen – wie Betriebssystem des verwendeten Endgeräts, ggf. Mac-Adresse, Standortdaten, Netzwerkprovider, Verbindungsdauer, Fehlermeldungen, Logfiles, Beginn und der Videokonferenz, ggf. Chatnachrichten, ggf. die Telefonnummer), die übertragenen Ton- bzw. Stimmdaten und, soweit die Betroffenen freiwillig ihre Kamera aktiveren, auch die übertragenen Bilddaten. Dies betrifft in der Regel nur Kursteilnehmende. Zweck ist die vertragsbezogene Kommunikation mit den Betroffenen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz lit. b DSGVO. Soweit Bilddaten übertragen werden, steht dem das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da es die freie Entscheidung der Betroffenen ist, die Kamera zu aktivieren oder zu deaktivieren, vgl. Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO.
(2) Mit Blick auf die Aufzeichnung findet noch folgende Datenverarbeitung statt:
a. Die Verantwortliche erfragt zunächst die Einwilligung der Kursteilnehmenden, und sofern sie noch jünger als 16 sind, die ergänzende Einwilligung der Sorgeberechtigten. Die Einwilligung wird bereits bei der Registrierung zum Kurs erfragt und auch nochmal zu Beginn des Kurses von der Kursleitung angesprochen. Bei der Dokumentation der Einwilligung verarbeitet die Verantwortliche den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.
b. Nur sofern die Betroffenen eingewilligt haben, zeichnet sie die Videokonferenz (vgl. Absatz 1) auf. Grundsätzlich werden nur Ton und Bild der Kursleitung aufgezeichnet. Sofern ein Betroffener (i.d.R. nur Kursteilnehmende) eine Frage stellt oder aus einem anderen Grund spricht, werden die hierbei anfallenden Tondaten aufgezeichnet, nicht aber die Bilddaten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Dem steht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO greift.
Sicherheitsüberprüfung von E-Mails ohne KI
Alle E-Mails, die die Betroffenen an die Verantwortliche senden, werden dahingehend überprüft, ob sie für die IT-Infrastruktur des Verantwortlichen riskant sind, etwa, ob damit ein Cyberangriff verbunden ist. Die Überprüfung beruht auf statischen Regeln und Playbooks, die festlegen, ob eine E-Mail maliziös ist. Hierbei werden nur die Daten der jeweils zu überprüfenden, eingehenden E-Mail geprüft; dies u.a. anhand von Sperrlisten. Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: E-Mail-Adressen, Inhalt der eingehenden E-Mails, Status maliziös/nicht maliziös. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte. Zweck ist erstens die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung i.S.v. Artikel 32 DSGVO (Zweck 1) und zweitens der Schutz der eigenen IT-Infrastruktur (Zweck 2). Mit Blick auf Zweck 1 ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage. Mit Blick auf Zweck 2 ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage, wobei das berechtigte Interesse aus Zweck 2 folgt.
Bewertungen/Testimonials
(1) Die Verantwortliche holt Testimonials der Betroffenen ein. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte.
(2) Zunächst erfragt sie die Einwilligung dafür, und sofern sie noch jünger als 16 sind, die ergänzende Einwilligung der Sorgeberechtigten, und dokumentiert die Antwort. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.
(3) Falls die Einwilligung erteilt wird, geschieht folgendes: Die Verantwortliche erhebt die Testimonials und veröffentlicht sie, soweit die erteilte Einwilligung dies erlaubt. Dies betrifft in der Regel nur Kursteilnehmende. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Status zur Einwilligung, Datum der Entscheidung. Die Verarbeitung bezweckt die Präsentation der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.
Videotestimonials
(1) Die Verantwortliche ermöglicht den Betroffenen in einigen, ausgewählten Fällen, ein Videotestimonial abzugeben. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte.
(2) Falls die Betroffenen sich dafür entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein, und sofern sie noch jünger als 16 sind, die ergänzende Einwilligung der Sorgeberechtigten, und dokumentiert die Antwort. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.
(3) Die Verantwortlich fertigt das Videotestimonial an und veröffentlicht es, soweit die Einwilligung es zulässt. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Bild- und Tondaten. Zweck ist Präsentation der Verantwortlichen in der Öffentlichkeit. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Betroffenen i.S.v. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.
Werbliche Ansprache per E-Mail (berechtigtes Interesse)
Die Verantwortliche nutzt die E-Mail-Adressen der Betroffenen, um diese werblich anzusprechen (einschl. Zufriedenheitsbefragungen). Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: Name, E-Mail-Adresse, Status Vertragsbeziehung. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem Vertragsstatus und ErwG 47 DSGVO folgt.
Werbliche Ansprache per Post (berechtigtes Interesse)
Die Verantwortliche nutzt die Anschriften der Betroffenen, um diese werblich per Post anzusprechen. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem Vertragsstatus und ErwG 47 DSGVO folgt.
Steuerberatung
Die Verantwortliche übermittelt zum Zweck der steuerlichen Beratung und zur Unterstützung im Rahmen der Buchhaltung personenbezogene Daten ihrer Lieferanten an eine externe Steuerberatungskanzlei. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte.
Die Datenverarbeitung dient allein der Erfüllung und Unterstützung der kaufmännischen und steuerrechtlichen Pflichten der Verantwortlichen mithilfe externer Expertise. Insbesondere umfasst dies die steuerliche Bewertung eingehender und ausgehender Rechnungen, die Prüfung und Bearbeitung von Verträgen mit Lieferanten, die Verwaltung offener Posten und Mahnungen sowie die Erfassung und Verarbeitung von Zahlungseingängen. Die Steuerberatungskanzlei kann diese Informationen zudem verwenden, um steuerliche Erklärungen vorzubereiten und gegenüber den Finanzbehörden einzureichen. Die Verarbeitung dient auch der Inanspruchnahme der Unterstützung einer externen Steuerberatungskanzlei zur steuerlichen Beratung, Vorbereitung und Erstellung steuerlicher Erklärungen gegenüber Behörden, Unterstützung bei der Buchhaltung sowie Prüfung und Bearbeitung von Zahlungen und offenen Forderungen.
Einsatz von LLM (KI-System)
Die Kommunikationsdaten werden auch mithilfe eines KI-Systems in Form eines sog. großen Sprachmodells (Large Language Model, LLM) verarbeitet. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte. Dies verläuft wie folgt:
a. Eingabe des Prompts: Zunächst geben personalverantwortliche Beschäftigte der Verantwortlichen einen Prompt in das dafür vorgesehene Feld ein.
b. Tokenisierung: Der Prompt wird dann in eine Form umgewandelt, die das KI-Modell, das dem KI-System zugrunde liegt, verstehen kann. Dies geschieht durch eine sog. Tokenisierung, bei der der Prompt in kleine Einheiten zerlegt wird, sog. Tokens.
c. Verarbeitung durch das Modell: Die Tokens werden durch das Modell geleitet. Das KI-Modell besteht aus vielen Schichten, die jeweils unterschiedliche Teile des Prompts analysieren. Bei jedem Durchgang durch eine Schicht versteht das Modell den Prompt besser.
d. Generierung der Antwort: Das KI-Modell nutzt die erlernten Muster und Strukturen, um eine Antwort zu erzeugen. Die Antwort selbst besteht aus Tokens. Das Modell sagt voraus, welche Tokens am wahrscheinlichsten als nächstes kommen, und setzt diesen Prozess fort, bis eine vollständige Antwort entsteht.
e. Umwandlung in einen lesbaren Text: Die generierten Tokens werden schließlich wieder in lesbaren Text umgewandelt und als Antwort ausgegeben. Diese Antwort basiert auf den Daten, mit denen das Modell trainiert wurde, und den spezifischen Anweisungen des Prompts.
Konkret wird diese Technologie eingesetzt, um
Kommunikation zusammenzufassen.
Kommunikation zu unterstützen.
Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.
Veranstaltungen
Die Verantwortliche führt Veranstaltungen durch. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte. Zur Veranstaltung ist aber folgendes zu ergänzen:
Anmeldung über Einladung bestehender Kontakte: Die Verantwortliche nutzt die Kontaktdaten der Betroffenen, die sie bereits speichert und die sie gemäß Artikel 5 Absatz 1 lit. a DSGVO für diese Zwecke auch verwenden darf, und lädt diese Betroffenen proaktiv zur Veranstaltung ein. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten. Die Verarbeitung dient der Einladung zur Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.
Anmeldung über offene Registrierungsmöglichkeit: Die Verantwortliche ermöglicht eine offene Registrierung zur Veranstaltung und dokumentiert die Anmeldungen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Anmeldestatus. Die Verarbeitung dient der Anmeldung zur Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.
Veranstaltung kostenpflichtig: Soweit die Veranstaltung kostenpflichtig ist, werden Rechnungen erstellt, versendet und der Zahlungsstatus geprüft. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Rechnungsanschrift, Zahlungsstatus. Zweck ist die Durchsetzung des eigenen Vergütungsanspruches, soweit es der Durchführung des Veranstaltungsvertrages dient. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.
Format Präsenzveranstaltung: Soweit die Veranstaltung eine Präsenzveranstaltung ist, wird am Zugang zur Veranstaltung der Zutritt dokumentiert. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Status Zutritt. Die Verarbeitung dient der Durchführung der Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.
Format Onlineveranstaltung: Soweit die Veranstaltung eine Onlineveranstaltung ist, wird am Zugang zur Veranstaltung der Zutritt dokumentiert und ggf. Ton-, Bild- und Filmdaten verarbeitet; dies jedoch nur wenn die Betroffenen freiwillig teilnehmen und ihre Kamera bzw. ihr Mikrofon aktivieren. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: (1) Name, Kontaktdaten, Status Zutritt, (2) Ton-, Bild- und Filmdaten. Die Verarbeitung dient der Durchführung der Veranstaltung. Bei den Daten der Kategorie (1) ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei den Daten der Kategorie (2) ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Dem steht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO greift.
Format Hybridveranstaltung
Soweit die Veranstaltung eine Präsenzveranstaltung ist, wird am Zugang zur Veranstaltung der Zutritt dokumentiert. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Status Zutritt. Die Verarbeitung dient der Durchführung der Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.
Soweit die Veranstaltung eine Onlineveranstaltung ist, wird am Zugang zur Veranstaltung der Zutritt dokumentiert und ggf. Ton-, Bild- und Filmdaten verarbeitet; dies jedoch nur wenn die Betroffenen freiwillig teilnehmen und ihre Kamera bzw. ihr Mikrofon aktivieren. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: (1) Name, Kontaktdaten, Status Zutritt, (2) Ton-, Bild- und Filmdaten. Die Verarbeitung dient der Durchführung der Veranstaltung. Bei den Daten der Kategorie (1) ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei den Daten der Kategorie (2) ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Dem steht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO greift.
Medienaufnahmen während der Veranstaltung: Die Verantwortliche dokumentiert die Veranstaltung mit Medienaufnahmen (Foto, Ton, Film).
Hierfür holt sie zunächst die dafür erforderliche Einwilligung ein. Dabei verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.
Falls die Betroffenen einwilligen, fertigt sie Aufnahmen an und veröffentlicht sie. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Ton- und Bilddaten. Zweck ist die Präsentation der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Dem steht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO greift.
Gesellschaftsrechtlich Reorganisation
m Zusammenhang mit gesellschaftsrechtlichen Reorganisationen wie Verschmelzung, Share-Deal oder Asset-Deal prüft die Verantwortliche, ob und in welchem Umfang eine Verarbeitung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten der Kundinnen und Kunden erforderlich und zulässig ist. Dies betrifft sowohl Kursteilnehmende als auch ggf. Sorgeberechtigte.
(1) Verschmelzung und Share-Deal:
Bei einer Verschmelzung oder einem sogenannten Share-Deal findet kein Wechsel der verantwortlichen Stelle statt, da entweder die Identität des Rechtsträgers erhalten bleibt (Verschmelzung) oder nur die gesellschaftsrechtliche Eigentümerstruktur verändert wird (Share-Deal). Kundendaten verbleiben in der Sphäre der bisherigen Verantwortlichen; eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht. Entsprechend bedarf es hierfür keiner datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage für eine Übermittlung, da kein Wechsel der datenverarbeitenden Stelle stattfindet. In diesen Fallgestaltungen werden Kundendaten lediglich weiterhin im Rahmen der ursprünglich vereinbarten Zwecke verarbeitet.
(2) Asset-Deal:
Im Rahmen eines Asset-Deals kann es zu einer Übertragung von Kundendaten auf einen neuen, erwerbenden Verantwortlichen kommen. Die Verantwortliche prüft, ob Kundendaten – differenziert nach dem rechtlichen Status des Kundenverhältnisses – an die erwerbende Partei übermittelt werden dürfen. Kunden mit aktuellen vertraglichen Beziehungen oder fortbestehenden Ansprüchen (z. B. bestehende Hauptleistungsschuld, offene Gewährleistungs- oder Schadenersatzansprüche): Hier kann eine Übermittlung personenbezogener Daten an den Erwerber zur Wahrung der berechtigten Interessen des Erwerbers sowie der betroffenen Kunden erforderlich sein. Der Erwerber muss die Möglichkeit haben, bestehende Ansprüche, laufende Verträge oder Gewährleistungsrechte zu verwalten, zu erfüllen und zu prüfen. Vor der Übermittlung werden Umfang und Zulässigkeit der konkret notwendigen Kundendaten geprüft. Soweit eine Übermittlung von Kundendaten im Rahmen eines Asset-Deals an den Erwerber notwendig ist: Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Erwerbers und der betroffenen Kunden an der Wahrnehmung, Fortführung und Erfüllung bestehender vertraglicher Ansprüche und Rechte; Interessenabwägung erfolgt unter besonderer Berücksichtigung des Schutzniveaus und der Übermittlungserforderlichkeit).